Dzięki rozwojowi techniki i wysokim cenom benzyny, praca na odległość staje się coraz bardziej popularną – i przynoszącą rzeczywiste oszczędności – opcją zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Od 2006 roku, liczba pracowników w USA, którzy wykonywali zlecone zadania na odległość przynajmniej jeden dzień w miesiącu zwiększyła się o 39 procent do 17.2 miliona w 2008 roku i o niemal 50 procent tj. do niemal 25 milionów w 2009 roku. Podobnych danych dla naszego kraju brakuje, jednak liczba wirtualnych lub quasi-wirtualnych firm w Polsce także szybko rośnie. Pracodawcy wybierający ten rodzaj działań kierują się zazwyczaj pragnieniem zaoszczędzenia na utrzymaniu biura, zaś pracownicy doceniają oszczędności, wynikające ze skróconego czasu dojazdu do pracy i niższych kosztów transportu. Mimo niewątpliwych zalet tego systemu, wielu pracodawców nie jest pewnych, czy w ten sposób uzyskuje od pracowników maksimum tego, co chcieliby od nich uzyskać.

Oto sześć sposobów radzenia sobie w takiej sytuacji.

Powolne wprowadzanie zmian

Jest rzeczą pewną, iż wprowadzanym rozwiązaniom towarzyszyć będą okresowe problemy i załamania. Dlatego kierowanie pracowników do prac zleconych musi odbywać się stopniowo i racjonalnie. Nie może dotyczyć również całego personelu jednocześnie. Także okresy, kiedy pracownik może wykonywać pracę spoza biura muszą być początkowo krótkie, na przykład jeden dzień w tygodniu czy trzy dni w miesiącu. Efekty takich działań należy następnie przeanalizować pod koniec miesiąca.

Okres próbny

Jeśli nie prowadzisz firmy całkowicie wirtualnej, nie proponuj pracy w domu nowozatrudnionemu pracownikowi. Ta forma realizacji umowy o zatrudnieniu opiera się bowiem na zaufaniu. Na takie zaufanie nowi pracownicy muszą sobie najpierw zasłużyć. Powinni oni zostać poddani sześćdziesięcio -, osiemdziesięciodniowej kwarantannie, zanim zdecydujemy się na złożenie im stosownej oferty. Jeśli chodzi o firmy w pełni wirtualne, należy zatrudniać pracowników, którzy nie wymagają szczególnego nadzoru menedżerskiego i dają gwarancję efektywnego funkcjonowania w autonomicznych warunkach.

Precyzowanie oczekiwań

Choć praca w domu oznacza elastyczne godziny i swobodę działań, wymaga jednak dużej samodyscypliny, a pracownicy muszą wyraźnie wiedzieć, czego pracodawca od nich oczekuje. Dobrym sposobem jest powołanie grup roboczych złożonych z pięciu lub sześciu pracowników, pracujących pod kierunkiem szefa zespołu, który określi cele danego projektu oraz wyjaśni dzienne i tygodniowe zadania. Nie chodzi o to, by wynajdować „na siłę” zlecenia do wykonania, ale o sprawowanie pewnego rodzaju monitoringu nad pracą personelu w „wirtualne” dni.

Wykorzystywanie narzędzi technicznych

Pracownicy wykonujący zlecenia na odległość muszą być wyposażeni w niezbędny sprzęt. Każdy z nich musi posiadać laptop, telefon komórkowy oraz modem USB tak, by mógł łączyć się z Internetem w dowolnym miejscu. Należy także utrzymywać kontakt z pracownikiem za pomocą poczty elektronicznej, przesyłek tekstowych oraz prowadzić z nim konsultacje video za pomocą Skype’a. Takie metody oszczędzają pracownikom bezustannych spotkań korporacyjnych, na których obecność nie powinna być obowiązkowa, a jednak bywa wskazana. W ten sposób pracownik pracuje ciężej, zaś w efekcie jest o wiele mniej wydajny. Praca na odległość pozwala uniknąć takiego sprzężenia.

Unikanie inwigilacji

Nie ma nic zdrożnego w kontrolowaniu pracy personelu oraz sprawdzaniu, czy wykonuje on swe zadania właściwie. Jednak należy znać granicę między sprawdzaniem pracowników, a ich śledzeniem. Gdybyśmy bezustannie wydzwaniali do pracownika, który wykonuje zlecenie w domu, odniósłby on wrażenie, iż znajduje się pod szczególnym rodzajem nadzoru. Jak mieszkaniec domu Wielkiego Brata. Utrzymanie takiego pracownika w firmie byłoby bardzo trudne.

Ustanawianie mierników efektywności

To normalne, że chcemy wiedzieć, jak pracownicy realizujący zadania poza firmą spędzają swój czas, za który płacimy. Temu celowi mogą służyć weryfikacje wykonanej przez pracowników na odległość pracy w postaci przeglądów konsumenckich. Po zakończeniu każdego zadania, firma wysyła do klienta krótkie zapytanie o jakość dostarczonego produktu. W ten sposób szybko dowiadujemy się, którzy pracownicy wykonują swe zlecenia dobrze, a którzy nie. Pozwoli to nam na korekty w składzie osobowym firmy. Musimy pamiętać, że jedna „czarna owca” może kosztować nas wiele, zwłaszcza, jeśli prowadzimy małą firmę. Nawet pracownik o marginalnym znaczeniu może skutecznie zniszczyć wizerunek przedsiębiorstwa, a nawet doprowadzić do jego wypadnięcia z rynku. Dlatego musimy nauczyć się szybko takiego pracownika identyfikować. Temu zaś mają służyć odpowiednie narzędzia.